Mit der hellohousing Dokumentverwaltung können Sie alle Ihre Dokumente sicher an einem Ort ablegen und verwalten.

Mit Ihren hellohousing Zugangsdaten können Sie jederzeit von jedem Ort auf Ihre Daten zugreifen. Ihre Daten sind sicher, auch wenn Ihr Computer einmal defekt ist oder verloren geht.

hellohousing speichert die Daten sicher in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Schutzmechanismen wie die redundante Speicherung an unterschiedlichen Orten stellen sicher, dass Sie sich um Datenverlust keine Sorgen mehr machen müssen.

Um die Dokumentenverwaltung in hellohousing zu nutzen klicken Sie links im Hauptmenü auf den Menüpunkt Dokumente. Sie sehen jetzt die Dokumente und Ordner - sofern vorhanden - für die aktuell ausgewähte Immobilie.

Wenn Sie Dokumente einer anderen Immobilie verwalten wollen, wählen Sie bitte zunächst die Immobilie aus und wechseln Sie dann wieder in den Bereich Dokumente. Sie können jetzt die Dokumente verwalten und neue Dokumente und Ordner anlegen.

Darüber hinaus sehen Sie drei Standardordner, die von hellohousing angelegt wurden und die Sie nicht löschen können:

In der Übersicht der Dokumente sehen Sie darüberhinaus eine Ordner Gelöschte Dokumente, der alle Dokumente und Ordner enthält, die Sie zuvor gelöscht haben.

Sie sehen außerdem einen Ordner Gemeinsame Dokumente. Hier können Sie Dokumente ablegen, die für alle Immobilien verfügbar sein sollen. Unabhängig davon welche Immobilie Sie auswählen, wird der Inhalt dieses Ordners für alle Immobilien sichtbar sein.

Zusätzliche sehen Sie einen Ordner Mieterdokumente. Hier zeigt Ihnen hellohousing - sortiert nach Mieteinheiten und Mietern - alle Mieterdokumente an, die Sie zuvor im Bereich Mieter hochgeladen haben. Sie können hier die Mieterdokumente aller Mieter verwalten.

Je nach Ihrem aktuellen Abonnement stehen Ihnen unterschiedliche Freigrenzen zu Dokumentverwaltung in hellohousing zu Verfügung. Sie können jederzeit und unbegrenzt weiteren Speicherplatz gegen eine geringe Gebühr in Anspruch nehmen:

hellohousing berücksichtigt alle Dokumente, die Sie im Bereich Dokumente, Mieter und Belege hochladen bei der Ermittlung Ihres aktuell genutzen Speicherplatzes. Andere Datein, wie Profilbilder oder Logos, die Sie an anderer Stelle in hellohousing hochladen, werden bei der Speicherplatznutzung nicht berücksichtigt.

Um Ihre aktuelle Speicherplatznutzung anzuzeigen wechseln Sie in den Bereich Dokumente. Hier sehen Sie oben rechts eine Grafik, die Ihnen die aktuelle Speicherplatznutzung anzeigt. Fahren Sie mit der Maus über diese Grafik, um weitere Details zu erhalten (siehe nachfolgende Abbildung).

Um Speicherplatz freizugeben, müssen Sie Dokumente löschen. Das umfasst auch Mieterdokumente und Beleganhänge. Beachten Sie, dass Dokumente, die Sie in der Dokumentverwaltung löschen zunächst in den Ordner Gelöschte Dokumente verschoben werden. Erst wenn Sie die Dokumente hier dauerhaft löschen, wird der Speicherplatz freigegeben.

Auf die Funktionen der Dokumentenverwaltung können Sie über die Schaltflächen oben rechts zugreifen (siehe nachfolgende Abbildung). Alternativ können Sie bei jedem Dokument und Ordner rechts über das Kontextmenü (...) auf die Funktionen zugreifen.

Je nachdem, welche Funktionen am aktuellen Ablageort derzeit möglich sind, hebt hellohousing die verfügbaren Schaltflächen mit einen farbigen Hintergrund hervor.

Um Ordern zu öffen und den Inhalt anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen des entsprechenden Ordners. Um wieder zu einem übergeordneten Ordner zurückzugelangen klicken im Ordnerpfad, den hellohousing Ihnen unterhalb des Suchfeldes anzeigt, auf einen gewünschten Ordner.

Wenn Sie auf ein Dokument Ihrer Wahl klicken wird hellohousing Ihnen das Dokument je nach Dateityp anzeigen und zum Download bereitstellen. Sie finden das Dokument dann im Download-Verzeichnes Ihres Computers.

Wenn Sie auf den ersten Ordner (Name der aktuellen Immobilie) mit den Haussymbol klicken, gelangen Sie zurück in die Startansicht. Hier sehen Sie auch die Ordner Gelöschte Dokumente, Gemeinsame Dokumente und Mieterdokumente.

Um ein Dokument hochzuladen klichen Sie auf die Schaltfläche mit dem + Symbol. Wählen Sie im Anschluss die Option Datei hochladen. Nun können Sie das entsprechende Dokument wählen. Ebenso ist eine Mehrfachauswahl von Dokumenten möglich. Beachten Sie, dass Ordner nicht hochgeladen werden können.

Alternativ sehen in jeder Ordneransicht unten eine Bereich, in dem Sie direkt Dokumente hineinziehen oder hochladen können.

Dokumente werden immer im aktuell ausgewählten Ordner hochgeladen. Wählen Sie ggf. einen anderen Ordner, um den Speicherort zu ändern.

Ist das hochgeladene Dokument an dem Speicherort bereits vorhanden, wird hellohousing Sie fragen, ob Sie das Dokument ersetzen oder eine Kopie speichern wollen. Wählen Sie ersetzen, wenn Sie ein bestehendes Dokument durch eine aktuellere Version ersetzen wollen. Da ursprüngliche Dokument geht dann unwiderruflich verloren.

Um einen neuen Ordner am aktuellen Speicherort zu erstellen klichen Sie auf die Schaltfläche mit dem + Symbol. Wählen Sie im Anschluss die Option Neuer Ordner, geben Sie einen Ordnernamen an und klicken Sie auf Erstellen. Der neue Ordner wird nun angezeigt. Wechseln Sie in diesen Ordner, um hier Dokumente abzulegen oder weitere Ordner anzulegen.

Durch das Erstellen von Ordnern können Sie Ihre Dokumentverwaltung beliebig strukturieren.

Um ein oder mehrere Dokumente oder Ordner zu verschieben, wählen Sie die entsprechende Dokumente (oder Ordner) aus und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Verschieben. Alternativ können Sie auch beim entsprechenden Dokument oder Ordner rechts über das Kontextmenü (...) den Eintrag Verschieben wählen.

Im Anschluss wählen Sie bitte über den nachfolgenden Dialog den Zielordner aus, in den die Dokumente oder Ordner verschoben werden sollen und bestätigen Sie, indem Sie Verschieben klicken.

Die ausgewähten Dokumente oder Ordner werden jetzt vom Ausgangsort zum gewählten Zielordner verschoben. Existieren dort bereits Dokumente oder Ordner mit gleichem Namen, wird hellohousing Sie fragen, ob Sie diese ersetzen oder die zu verschiebenen Dokumente und Ordner unter einem neuen Namen speichern wollen.

Um ein oder mehrere Dokumente oder Ordner zu kopieren, wählen Sie die entsprechende Dokumente (oder Ordner) aus und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Kopieren. Alternativ können Sie auch beim entsprechenden Dokument oder Ordner rechts über das Kontextmenü (...) den Eintrag Kopieren wählen.

Im Anschluss wählen Sie bitte über den nachfolgenden Dialog den Zielordner aus, in den die Dokumente oder Ordner kopiert werden sollen und bestätigen Sie, indem Sie Kopieren klicken.

Die ausgewähten Dokumente oder Ordner werden jetzt vom Ausgangsort zum gewählten Zielordner kopiert. Existieren dort bereits Dokumente oder Ordner mit gleichem Namen, wird hellohousing Sie fragen, ob Sie diese ersetzen oder die zu kopierenden Dokumente und Ordner unter einem neuen Namen speichern wollen.

Um ein oder mehrere Dokumente oder Ordner zu löschen, wählen Sie die entsprechende Dokumente (oder Ordner) aus und klicken Sie oben rechts auf die Löschen Schaltfläche. Alternativ können Sie auch beim entsprechenden Dokument oder Ordner rechts über das Kontextmenü (...) den Eintrag Löschen wählen.

Bestätigen Sie im anschließenden Dialog, dass Sie die Dokumente (oder Ordner) in den Ordner Gelöschte Dokumente verschieben wollen.

Sie finden die Dokumente (oder Ordner) im Anschluss im Ordner Gelöschte Dokumente. Klicken Sie im Ordnerpfad unter dem Suchfenster auf den ersten Ordner (Name der aktuellen Immobilie) mit den Haussymbol um zurück in die Startansicht zu gelangen. Hier sehen Sie den Ordner Gelöschte Dokumente. Klicken Sie auf den Ordnernamen, um die Dokumente und Ordner anzuzeigen, die sich darin befinden.

Im Ordner Gelöschte Dokumente haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können Dokumente (oder Ordner) endgültig löschen oder wiederherstellen. Wählen Sie dazu zunächst die gewünschte Dokumente (oder Ordner) aus.

Zum endgültigen Löschen wählen Sie jetzt noch einmal die Option Löschen und bestätigen Sie die anschließende Abfrage. Die Dokumente (oder Order) werden jetzt unwiderruflich gelöscht und der Speicherplatz wird freigegeben.

Zum Wiederherstellen der Dokumente (oder Order) wählen sie die Option Wiederherstellen. hellohousing wird die Dokumente (oder Order) am Ursprungsort wiederherstellen. Falls das nicht möglich ist, werden die Dokumente (oder Ordner) im Startverzeichnis der Immobilie wiederhergestellt.

Über die Suchleiste oben links im Bereich Dokumente können Sie Dokumente (oder Ordner) suchen. Geben Sie dazu einen Teil der Bezeichnung des Dokumentes (oder Ordners) ein, den Sie suchen. hellohousing zeigt Ihnen unmittelbar alle Dokumente (oder Ordner), die Ihrer Eingabe entsprechen, an. Ergänzen Sie Ihre Eingabe, um die Suche zu verfeinern.