Hintergrund und Voraussetzungen
In hellohousing können Sie bequem alle Zahlungsbelege, die Ausgaben Ihrer Immobilie betreffen, verwalten.
Hier erfahren Sie mehr zu den Funktionen der Belegverwaltung in hellohousing.
Um Belege zu erfassen, müssen Sie eine Immobilie angelegt haben. Belege werden immer zusammen mit der Immobilie abgelegt.
Was ist die Belegbereitstellung per Email in hellohousing?
Wenn Sie digitale Rechnungsdokumente (als Bild oder PDF) vorliegen haben oder durch einen Lieferanten ein digitales Dokument erhalten, dann können Sie die Belegbereitstellung per Email nutzen.
Bei der digitalen Belegbereitstellung per Email leiten Sie ein oder mehrer digitale Belegdokumente als Anhang an Ihre persönliche Beleg-Email-Adresse, die Sie in der hellohousing App finden, weiter.
hellohousing legt für jedes Dokument automatisch einen neuen Beleg in der Belegverwaltung an und fügt jeweils das digitale Belegdokument hinzu. Bei Ihrer nächsten Nutzung der hellohousing App, können Sie mit den Belegen weiterarbeiten und fehlende Informationen ergänzen.
Sie können die Belegbereitstellung per Email derzeit mit PDF Dokumenten und gängigen Bilddateien nutzen.
Persönliche Beleg-Email finden
Um die Belegbereitstellung per Email zu nutzen, benötigen Sie Ihre persönliche Beleg-Email-Adresse an die Sie die digitalen Belegdokumente senden. Um die Beleg-Email-Adresse zu erhalten gehen Sie so vor:
Melden Sie sich in hellohousing mit Ihren Zugangsdaten an. Falls Sie mehr als eine Immobilie angelegt haben, stellen Sie bitte sicher, dass oben links in der Auswahlliste die richtige Immobilie ausgewählt ist.
Klicken Sie dann links im Hauptmenü auf Belege, um in die Belegverwaltung zu gelangen. Oben rechts, etwas unterhalb der Beleg hinzufügen Schaltfläche sehen Sie ein blau hinterlegtes Email-Symbol. Klicken Sie dieses an.
Im Fenster, welches jetzt erscheint, finden Sie die persönliche Beleg-Email-Adresse für diese Immobilie. Kopieren Sie die Email-Adresse, indem Sie die Email-Adresse anklicken. Am besten Sie speichern die Email-Adresse direkt in Ihrem Email-Programm ab, dann haben Sie diese immer gleich zur Hand.
Gut zu wissen: Die Beleg-Email-Adresse ist individuell für Ihre Immoblie. Wenn Sie Belege für eine andere Immobilie per Email bereistellen wollen, dann müssen Sie zu dieser wechseln und die dort hinterlegte Beleg-Email-Adresse nutzen.
Beleg-Email-Adresse nutzen
Um die Beleg-Email-Adresse zu nutzen, fügen Sie diese in das An-Adressfeld einer Email ein. Fügen Sie jetzt die Belegdokumente, die Sie bereistellen wollen als Anhang zu dieser Email hinzu und senden Sie die Email ab.
Sie erhalten in der Regel nach wenigen Sekunden eine Bestätigungs-Email von hellhousing.
Gut zu wissen: Sie können von jeder beliebigen Email-Adresse Belege per Email bereistellen. Die Bestätigungs-Email wird jedoch grundsätzlich nur an die Email-Adresse Ihres Nutzerkontos gesendet.
In der Bestätigungs-Email teilt hellohousing Ihnen mit, wieviele Email-Anhänge erfolgreich verarbeitet und als Belege bereitgestellt wurden.
Für den Fall, dass Email-Anhänge nicht verarbeitet werden konnten, teilt Ihnen hellohousing mit, bei wievielen Anhängen die Bereitstellung nicht erfolgreich war.
Mit den bereitgestellten Belegen weiterarbeiten
Um mit den bereitgestellten Belege weiterzuarbeiten, melden Sie sich bei hellohousing an und welchseln in die Belegverwaltung (im linken Hauptmenü über den Eintrag Belege).
hellohousing zeigt Ihnen bei allen neuen Belegen, die automatisiert per Email bereitgestellt wurden, eine kleinen blauen Punkt links neben dem Belegnamen an.
Klicken Sie auf den Beleg, um diesen zu bearbeiten und fehlende Informationen zu ergänzen. Sie können die Belege auch als relevant für die Betriebskostenabrechnung markieren und weitere Angaben ergänzen.
Gut zu wissen: Bei per Email bereitgestellten Belegen nutzt hellohousing den Dateinamen als Namen für den Beleg und den Tag der Bereitstellung als Belegdatum. Sie können die Daten anpassen und ergänzen.
Fehler bei der Bereitstellung
Falls die Email-Bereitstellung nicht wie erwartet funktioniert, prüfen Sie bitte diese Punkte:
Haben Sie die richtige Email-Adresse verwendet? Prüfen Sie, ob die Email-Adresse exakt mit der persönlichen Beleg-Email-Adresse übereinstimmt, die bei der Immobilie hinterlegt ist, für die Sie Belege bereitstellen wollen.
Haben Sie die Belege für die richtige Immoblie bereitgestellt? Falls Sie hellohousing für mehrere Immobilien nutzen, prüfen Sie, ob Sie die Belege ggf. für die falsche Immobilie bereitgestellt haben.
Haben Sie das richtige Dateiformat verwendet? Die Email-Bereitstellung funktioniert mit PDF-Dokumenten und gängigen Bilddateien.
Haben Sie die Belegdokumente im Anhang bereitgestellt? Die Email-Bereitstellung funktioniert am besten, wenn die Dokumente explizit als Anhang hinzufügen. Dokumente oder Bilder, die im Email-Text eingefügt sind, werden nicht erkannt.
Beachten Sie auch, dass Bestätigungsemails nur an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte Email-Adresse gesendet werden.
Sie haben die Punkte überprüft und der Fehler tritt dennoch auf? Wenden Sie sich bitte an den hellohousing Support.