Hintergrund und Voraussetzungen
In hellohousing können Sie bequem Belege für alle Rechnungen und Zahlungsnachweise, die Ausgaben Ihrer Immobilie betreffen, verwalten.
Hier erfahren Sie mehr zu den Funktionen der Belegverwaltung in hellohousing.
Um Belege zu erfassen, müssen Sie eine Immobilie angelegt haben. Belege werden immer zusammen mit der Immobilie abgelegt.
Einen Beleg erfassen
Um eine Beleg zu erfassen, klicken Sie link im Hauptmenü auf den Menüeintrag Belege.
Klicken Sie im Anschluss oben links auf die Schaltfläche Beleg hinzufügen. Sie sehen im Anschluss ein Formular zum Erfassen eines neues Belegs ähnlich der nachfolgenden Darstellung.
Ansicht zum Ergänzen eines Beleges
Belegdaten ergänzen
Sie können nun die Belegedaten ergänzen:
Belegdatei ergänzen: Durch Klicken auf das Dateifeld (oder durch Hineinziehen einer Datei) können Sie ein digitales Belegdokument hinterlegen. So haben Sie zukünftig alle Beleginformationen immer zur Hand.
Belegname: Wählen Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung (z.B. um welche Ausgabe es sich handelt). hellohousing zeigt Ihnen diese später in der Belegverwaltung an.
Betrag: Geben Sie den Rechnungsbetrag des Beleges ein.
Belegdatum: Geben Sie das Rechnungsdatum an, weches Sie auf dem Beleg finden.
Mehrwertsteuer: Sie haben die Möglichkeit die im Beleg enthaltene MwSt. anzugeben.
Lohnkosten: Sie haben die Möglichkeit die im Beleg enthaltenen Lohnkosten nach §35a EStG anzugeben.
Hinweis: Bei Belegen, die Sie als relevant für die Betriebskostenabrechnung markieren, übernimmt hellohousing MwSt. und Lohnkostenanteile automatisch in die Betriebskostenabrechnung und weist diese anteilig aus. Erfahren Sie hier mehr zum Thema.
Steuerliche Kostenart: Sie haben die Möglichkeit die steuerliche Kostenart anzugeben. Die Information steht dann bspw. beim Exportieren des Beleges in Drittsystemen zur Verfügung.
Handelt es sich um eine Ausgabe, die nicht relevant für die Betriebskosten ist, dann sind Sie jetzt bereits fertig. Klicken Sie Hinzufügen, um den Beleg zu speichern. Sie sehen im Anschluss die Belegübersicht und den neu angelegten Beleg.
Belegdaten für betriebskostenrelevante Belege ergänzen
Betriebskostenrelevante Belege sind Belege, die in der Nebenkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden können.
Damit hellohousing die Verrechnung später automatisiert übernehmen kann, müssen Sie in diesem Fall noch einige zusätzliche Informationen ergänzen.
Handelt es sich um einen betriebskostenrelevanten Beleg, stellen Sie zunächst den Schalter Beleg ist relevant für die Betriebskostenabrechnung auf ein. Sie sehen dann ein erweitertes Formular ähnlich der nachfolgenden Darstellung.
Ergänzende Informationen für betriebskostenrelevante Belege (Ausschnitt)
Kostenart: Geben Sie an, um welche Art der Betriebskosten es sich bei dem Beleg handelt. Sie können aus der Auswahlliste wählen oder bei Bedarf eine eigene Kostenart festlegen.
Zeitraum: Hier legen Sie fest, auf welche Betriebskostenperiode sich der Beleg bezieht. Sie können die aktuelle Betriebskostenperiode oder die vergangene Betriebskostenperiode wählen. Sie können auch einen individuellen Zeitraum angeben, wenn sich der Beleg über mehrere Betriebskostenperioden erstreckt. hellohousing wird in diesem Fall die Kosten anteilig in den jeweiligen Betriebskostenperioden berücksichtigen.
Klicken Sie Hinzufügen, um den Beleg zu speichern. Sie sehen im Anschluss die Belegübersicht und den neu angelegten Beleg.
hellohousing berücksichtigt betriebskostenrelevante Belege automatisch in der Betriebskostenabrechnung der betreffenden Betriebskostenperiode.
Andere Möglichkeiten Belege hinzufügen
Sie können Belege auch direkt über die Übersichtsseite, die Sie links im Hauptmenü durch den Eintrag Übersicht erreichen, hochladen. Auf der Kachel Belege, finden Sie unten links eine Schaltfläche Beleg hinzufügen.
Sie können Belege auch bequem per Email direkt aus Ihrem Posteingang bereitstellen.
Mit Belegen weiterarbeiten
Lesen Sie hier wie Sie Belege suchen, bearbeiten und exportieren können. Hier erfahren Sie wie Belege in der Betriebkostenabrechnung verwendet werden.