Hintergrund und Voraussetzungen
Als Vermieter müssen Sie für alle Betriebsausgaben Belege und Zahlungsnachweise ablegen, um diese zu dokumentieren und auf Verlangen auch zu einem späteren nachweisen zu können.
Sie benötigen die Belege u.a. am Jahresende, um die Steuererklärung bzw. den Jahresabschluss für Ihre Immobilie zu erstellen. Belege, die relevant für die Betriebskosten sind, benötigen Sie zudem am Ende der Abrechnungsperiode, um die Kosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umzulegen.
hellohousing unterstützt Sie bei der Belegverwaltung Ihrer Immobilie, indem Sie alle Rechnungen und Zahlungsnachweise für Ihre Immobilie ablegen und bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.
hellohousing berücksichtigt außerdem automatisch alle relevanten Belege bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung.
Um Belege in hellohousing zu verwalten müssen Sie eine Immobilie angelegt haben. Belege werden in hellohousing immer jeweils für eine Immobilie verwaltet.
Arten von Belegen in hellohousing
In hellohousing werden zwei Arten von Belegen unterschieden:
Betriebskostenrelevante Belege: Das sind Ausgaben (z.B. für einen Hausmeisteservice oder für die zentrale Heizungsanlage), die Sie ganz oder teilweise im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen können.
Andere Ausgaben, die nicht relevant für die Betriebskostenabrechnung sind: Das sind Ausgaben, die für Ihre Immobilie angefallen sind (z.B. für Renovierungsarbeiten), die aber nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können.
Ob ein Beleg betriebskostenrelevant ist, geben Sie beim Bereitstellen des Beleges an. Welche Ausgaben als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) fest und ist im Mietvertrag geregelt.
Funktionen der Belegverwaltung in hellhousing
Das Belegmanagement in hellohousing erleichtert Ihnen viele Aufgaben in der Immobilienverwaltung. Sie können
Belege für alle Immobilienausgaben erstellen und übersichtlich verwalten. So behalten Sie den Überblick über alle Zahlungen und Ausgaben.
Sie können für Belege die Rechnungen oder Zahlungsdokumente als digitales Dokument (z.B. PDF) hinlegen und haben diese immer zur Hand.
Sie können Rechnungsdokumente direkt aus Ihrem Posteingang per Email an hellohousing senden. hellohousing legt den Beleg automatisch an und ergänzt das Rechnungsdokument.
Sie können Belegdaten im Excel-Tabellenformat exportieren und die Daten in anderen Anwendungen wie z.B. Ihrem Steuerprogramm weiterverarbeiten.
hellohousing berücksichtigt betriebskostenrelevante Belege automatisch in der Nebenkostenabrechnung
hellohousing verteilt betriebskostenrelevante Belege automatisch über mehrere Abrechnungsperioden (falls zutreffend) und zeigt Ihnen bei jedem Beleg, ob dieser schon vollständig abgerechnet wurde.
Tipp: Stellen Sie alle Belege immer gleich in hellohousing bereit. So sparen Sie Zeit und können von allen Funktionen der hellohousing Belegverwaltung profitieren.
Auf das Belegemangement zugreifen
Um auf die Belegverwaltung zuzugreifen, klicken Sie links im Hauptmenü auf den Eintrag Belege. Hier können Sie nun Belege suchen und bearbeiten, neue Belege hinzufügen oder per Email bereitstellen und Belege löschen.