In hellohousing können Sie bequem alle Zahlungsbelege, die Ausgaben Ihrer Immobilie betreffen, verwalten.

Hier erfahren Sie mehr zu den Funktionen der Belegverwaltung in hellohousing.

Um Belege zu verwalten, müssen Sie eine Immobilie angelegt haben. Um Belege suchen, filtern und anzeigen zu könnne, müssen Sie zunächst Belege hinzufügen.

Um die Belege Ihrer Immobilie anzuzeigen, wechseln Sie bitte in die Belegverwaltung, indem links im Hauptmenü auf Belege klicken.

Sie sehen jetzt die Liste aller Belege, die zu Ihrer Immobilie hinzugefügt haben. Die Belegliste zeigt Ihnen für alle Belege den Belegnamen, Betrag und das Belegdatum an.

Bei betriebskostenrelevanten Belegen, sind zusätzlich noch die Spalten Kostenart, Belegzeitraum und Status der Betriebskostenabrechnung befüllt. Sie erkennen diese Belege an einem kleinem Wasserhahn Symbol am linken Rand.

Um die Belege zu suchen oder nach unschiedlichen Kriterien anzuzeigen, haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten:

Spalten sortieren

Sie können jede Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Spaltenkopf, um diese Spalte zu sortieren. Klicken Sie ein weiteres Mal auf die Spalte, um die Sortierungsrichtung zu ändern.

Suchfeld nutzen

Sie können nach einem bestimmten Belegnamen suchen, indem Sie oben links im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Belegnamens eingeben, den Sie suchen. Je nach Eingabe zeigt Ihnen hellohousing die passenden Belege an. Löschen Sie den Suchbegriff, um wieder alle Belege anzuzeigen.

Nur betriebskostenrelevante Belege anzeigen

Stellen Sie den Schalter nur Betriebskosten auf ein, um nur die Belege anzuzeigen, die Sie beim Anlegen als betriebskostenrelevant makiert haben.

Belege filtern

Sie können Belege nach bestimmten Kriterien filtern, indem Sie oben rechts auf die mit Filtern beschriftete Schaltfläche klicken.

Im Seitenfenster, welches dann erscheint, können Sie in den Auswahllisten je Kriterium einschränken, welche Belege Sie anzeigen möchten.

Sie können auch mehr Kriterien miteinander kombinieren. Die Belegansicht wird im Hintergrund dynamisch angepasst. Klicken Sie auf Schließen, um das Ergebnis zu sehen.

Solange ein Filter aktiv ist, ist die Filtern Schaltfläche oben links blau hinterlegt.

Klicken Sie erneut auf die Filtern Schaltfläche und dann unten links auf die blaue Schaltfläche Zurücksetzen, um alle Filterkriterien zurückzusetzen und wieder alle Belege anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf Schließen, um zur Belegansicht zurückzukehren.

Um die Belegvorschau eines Einzelbeleges anzuzeigen, wechseln Sie zunächst in die Belegübersicht, indem Sie links im Hauptmenü auf Belege klicken.

Klicken Sie jetzt auf den Belegnamen des Beleges, den Sie ansehen wollen. Nutzen Sie zuvor ggf. die Funktionen zum Suchen, Sortieren oder Filtern von Belegen, um die Liste der Belege einzuschränken.

In der Belegansicht sehen Sie die Belegdaten in der Übersicht. Einige Belegdaten wie Kostenart, Zeitraum und Status der Betriebskostenverrechnung sind nur für betriebskostenrelevante Belege verfügbar.

Beim Status der Betriebskostenverrechnung zeigt Ihnen hellohousing in der Belegansicht für welche Betriebskostenperioden der Beleg aufgrund des Belegzeitraums relevant ist (ähnlich der nachfolgenden Darstellung).

Ist ein Beleg für mehrere Betriebskostenperioden relevant, werden entsprechend mehrere Betriebskostenperioden angezeigt. Darüber hinaus zeigt Ihnen hellohousing die anteiligen Belegkosten, die auf jede Periode entfallen, an.

hellohousing berücksichtigt diese Kosten automatisch beim Erstellen der Betriebskostenabrechnungen.

Ein blauer Haken hinter den anteiligen Kosten der Betriebskosten zeigt, dass der Beleg in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet wurde. Ein grauer Haken zeigt, dass der Beleg noch nicht abgerechnet wurde.

Sie können auf die jeweilige Betriebskostenperiode klicken, um den Beleg in der zugehörigen Betriebskostenabrechnung anzuzeigen oder dort hinzuzufügen. Voraussetzung ist, dass die Betriebskostenabrechnung bereits erstellt wurden.

Sofern Sie ein Belegdokument hinterlegt haben, sehen Sie links in der Belegansicht eine Vorschau des Dokumentes. Durch Klicken auf das Öffnensymbol können Sie das Belegdokument in einem neuen Ansichtsfenster öffnen. Durch Klicken auf das Herunterladensymbol können Sie das Belegdokument herunterladen.

Indem Sie oben rechts auf den Bearbeiten Link klicken, gelangen Sie in die Bearbeiten-Ansicht des Beleges und können die Belegdaten bearbeiten.