Hintergrund zur Betriebskostenabrechnung
Als Vermieter müssen Sie einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung) für Ihre Mieter erstellen.
Ein Betriebskostenabrechnung wird jeweils für das vergangene Abrechnungsjahr Ihrer Immobilie erstellt. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung werden Kosten (z.B. die Gesamtkosten für Heizung oder Warmwasser oder Kosten der Gebäudeversicherung), die für die Gesamtimmobilie angefallen sind, auf die Mieter umgelegt.
Welche Kosten über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden können, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und im Mietvertrag geregelt.
Hinweis: Diese Artikel beschreibt die Erstellung einer Beriebskostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus. Wenn Sie die Betriebskostenabrechnung für eine Eigentumswohnung erstellen wollen, dann nutzen Sie bitte diesen Hilfeartikel.
Voraussetzungen
Um eine Betriebskostenabrechnung in hellohousing zu erstellen, sollten Sie
Ein Immobilie angelegt haben und alle Mieteinheiten (Wohnungen und Gewerbeflächen) der Immoblie erstellt haben.
Alle Mietverhältnisse der Abrechnungsperiode angelegt und gepflegt haben (insb. Ein- und Auszugsdaten, Mieten und Vorauszahlungen der Mieter).
Die Zähler angelegt und die Verbräuche der Jahresablesung erfasst haben. Sind unterjährig Mieter ein- oder ausgezogen, dann müssen Sie auch diese Ablesungen erfassen.
Es empfiehlt sich auch, dass Sie vor dem Anlegen der Betriebskostenabrechnung, alle betriebkostenrelevanten Belege in hellohousing erfassen.
Gut zu wissen: hellohousing berücksichtigt alle betriebskostenrelevanten Belege automatisch in Betriebskostenabrechnung. Bei Belegen, die mehrere Abrechnungsperioden betreffen, werden die Kosten anteilig berücksichtigt.
Vorgehen und starten
Sind alle Voraussetzungen erledigt, dann erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung in hellohousing in drei Schritten:
Heizkosten abrechnen (falls benötigt)
Um die Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihre Immobilie zu starten, klicken Sie links im Hauptmenü auf den Eintrag Betriebskosten. Sie sehen jetzt alle Abrechnungsperioden, für die Sie Betreibskostenabrechnungen erstellen können. Klicken Sie für die Abrechnungsperiode, für die Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen wollen, links auf die blaue Schaltfläche Starten.
hellohousing bereitet die Betriebskostenabrechnung vor und Sie sehen im ersten Schritt die Ansicht für die Abrechnung der Heizkosten.
1. Schritt: Heizkosten abrechnen
Im ersten Schritt der Betriebskostenabrechnung können Sie Heizkosten abrechen. Zum Abrechen Ihrer Heizkosten folgen Sie bitte der Schritt-für-Schritt Anleitung in diesem Artikel:
Wenn Sie keine Heizkosten abrechnen wollen, deaktiven Sie die Abrechnung oben links in dieser Ansicht mit dem Schalter Heizkostenverteilung deaktivieren. Heizkosten werden dann nicht in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt. Klicken Sie dann auf Weiter um mit der Abrechnung weiterer Nebenkosten fortzufahren. Sie können die Heizkostenverteilung jederzeit wieder aktivieren.
Hinweis: Für die Heizkostenabrechnung benötigen Sie das hellohousing Premium oder Professional Paket. Nebenkostenabrechnungen ohne Heizkostenermittlung können Sie mit dem Starter Paket durchführen.
2. Schritt: Weitere Nebenkosten umlegen
Im zweiten Schritt der Betreibskostenabrechnung legen Sie alle weiteren Nebenkosten, die keine Heizkosten sind, um (z.B. Trinkwasser, Abwassergebühren, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung).
Sie sehen ein Ansicht ähnlich der nachfolgen Darstellung.
Ansicht zum Abrechnen der weiteren Nebenkosten
Automatisches Anlegen von Kostenpositionen
hellohousing hat bereits für alle betriebskostenrelevanten Belege, die sind in der Belegverwaltung für diese Abrechnungsperiode abgelegt haben, automatisch Kostenpositionen erstellt.
hellohousing legt außerdem automatisch die Kostenpositionen an, die Sie bereits im letzten Jahr in der Betriebskostenabrechnung verwendet haben.
Haben Sie keine betriebskostenrelevanten Belege abgelegt und im letzten Jahr keine Betreibskostenabrechnung mit hellohousing durchgeführt, dann sehen sie zunächst noch keine Kostenpositionen.
Spalten der Kostenpositionen
Analog zur Ansicht der Heizkostenabrechnung im letzten Schritt, zeigt Ihnen hellohousing für jede Kostenposition die Kostenart, den Betrag und den Verteilerschlüssel an. hellohousing zeigt Ihnen außerdem, ob Verbräuche für den Verteilerschlüssel vorliegen (falls benötigt) sowie die zur Kostenposition zugehörigen Belege.
Neue Kostenposition ergänzen
Je nach Bedarf können Sie weitere Kostenpositionen ergänzen, indem Sie unten links auf die Schaltfläche Kostenposition hinzufügen klicken. Sie sehen dann eine neue Kostenposition ähnlich der nachfolgenden Darstellung.
Neue Kostenposition
Kostenart: Wählen Sie im ersten Schritt die Kostenart, indem Sie auf die Auswahlliste in der linken Spalte klicken. hellohousing stellt die gängisten Kostenarten bereit. Sie können, indem Sie am Ende der Auswahlliste auf die Schaltfläche Kostenart hinzufügen klicken, auch eine eigene Kostenart ergänzen.
Betrag: Geben Sie im zweiten Schritt den Betrag der umzulegenden Kosten an, die für die Kostenart in der Abrechnungsperiode entstanden sind. Liegt bereits ein Beleg vor, dann stellt hellohousing die anteiligen Kosten bereit. Sie können diese bei Bedarf anpassen.
Verteilerschlüssel: hellohousing schlägt bereits einen Verteilerschlüssel vor, der für die Kostenart hinterlegt ist. Sie können bei Bedarf einen anderen Verteilerschlüssel über die Auswahlliste wählen. Sie können in hellohousing auch eigene Verteilerschlüssel ergänzen.
Hinweis: In den meisten Fällen, werden Nebenkosten über einen Verteilerschlüssel auf die Mieter umgelegt. In seltenen Fällen, wollen Sie den einzelnen Mietern aber auch direkt einen festen Kostenbetrag zuweisen.
In diesem Fall können die Sie die Funktion der individuellen Zuweisung von Nebenkosten in hellohousing nutzen.
Prüfen Sie jetzt noch die Verteilerwerte und ergänzen Sie ggf. weitere Belege wie im Anschluss beschrieben.
Verteilerwerte prüfen
In der Spalte Verteilerweite zeigt hellohousing Ihnen an, ob Verteilerwerte bzw. Verbräuche zur Umlage der Kosten verfügbar sind.
Sie sehen einen von drei Statuswerten:
Status verfügbar (grün): Für alle Mieter liegen in der Abrechnungsperiode Verbräuche oder Verteilerwerte vor.
Status teilweise verfügbar (gelb): Nicht für alle Mieter liegen Verteilerwerte vor.
Status nicht verfügbar (rot): Es liegen keine Verteilewerte vor. In diesem Fall werden keine Kosten verteilt. Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Verteilschlüssel gewählt haben.
Sind Verteilerwerte nicht oder nur teilweise verfügbar, müssen Sie diese ggf. vervollständigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen links neben dem Status, um sich Details zu den Verteilerwerten je Mietverhältnis anzeigen zu lassen.
Handelt es sich beim Verteilerschlüssel, um eine festen Verteilerschlüssel, prüfen Sie ob für alle Mieter bzw. Mieteinheiten Werte vorliegen.
Handelt es sich um einen verbrauchsabhängigen Verteilerschlüssel, müssen Sie Verbräuche für die Mieter erfassen. Ggf. müssen Sie zuvor noch Mieterzähler anlegen.
Belege ansehen und ergänzen
In der Spalte Belege sehen Sie die relevanten Belege (falls vorhanden), die hellohousing dieser Kostenposition zugeordnet hat. Klicken Sie auf einen Beleg, um die Beleginformationen anzusehen und ggf. das hinterlegte Belegdokument anzuzeigen.
Über die Auswahlliste können Sie weitere Belege hinzufügen. hellohousing zeigt Ihnen - sofern vorhanden - verfügbare Belege für diese Kostenposition an.
Falls der Beleg noch nicht im System vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche Beleg hinzufügen, einen neuen Beleg hinzufügen. Sie gehen dabei genauso vor, wie beim Hinzufügen eines Beleges in der Belegverwaltung.
Dem Beleg wird automatisch die Kostenart der Kostenposition und als Zeitraum die aktuelle Betriebskostenperiode hinzugefügt. Wenn Sie diese Daten ändern möchten, können Sie den Beleg in der Belegverwaltung bearbeiten.
Wenn Sie einen Beleg hinzufügen, ergänzt hellohousing automatisch die anteiligen Kosten als Betrag.
Haben Sie alle weiten Nebenkosten ergänzt und sind Verteilerwerte - falls notwendig - verfügbar? Dann haben Sie auch den zweiten Schritt der Betriebskostenabrechnung erfolgreich abgeschlossen.
hellohousing weist jetzt im Hintergrund jedem Mieter entsprechend der gewählten Verteilerschlüssel den Anteil der Nebenkosten zu.
Sie können jetzt im dritten Schritt die fertigen Abrechnungen je Mieter überprüfen. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
3. Schritt: Abrechnungen fertigstellen und prüfen
Im letzten Schritt der Betriebskostenabrechnung überprüfen Sie die Nebenkostenabrechnungen Ihrer Mieter, stellen Sie fertig und können diese als PDF drucken und herunterladen.
Sie sehen jetzt eine Ansicht ähnlichlich der Darstellung wie in der nachfolgenden Abbildung.
Ansicht zum Fertigstellen der Nebenkostenabrechnungen
Nebenkostenabrechnungen der Mieter überprüfen
Um die Nebenkostenabrechnung für einen Mieter zu prüfen, wählen Sie den Mieter oben links in der Auswahlliste Mieter aus.
hellohousing zeigt Ihnen rechts neben dem Mieter die Rahmendaten der Nebenkostenabrechung des Mieters an. Insbesondere, den Abrechnungszeitraum des Mieters und wie vielen Tagen dieser enspricht.
Hinweis: Hat ein Mieter nicht den gesamten Abrechnungszeitraum (i.d.R. 365 Tage) im Objekt gewohnt, dann dürfen die Nebenkosten nur anteilig entsprechend der tatsächlichen Mietdauer verrechnet werden. hellohhousing nimmt diese tagesanteilge Berücksichtung automatisch vor.
Darüber hinaus zeigt hellohousing, welche Nebenkosten in Summe auf den Mieter entfallen, welche Vorauszahlungen dieser geleistet hat, und welche Differenz (Guthaben oder Nachzahlung) sich entsprechend ergibt. Nachzahlungen werden als negativer Wert angezeigt.
Im oberen Teil der nachfolgenden Tabelle sehen die die Heizkosten (falls zutreffend), die Sie im ersten Schritt abgerechnet haben. Im Anschluss sehen Sie alle weiteren Nebenkosten, die Sie im zweiten Schritt der Betriebskostenabrechnung ermittelt haben.
Je Nebenkostenposition sehen Sie die Gesamtkosten aller Mieter, den angewendeten Verteilerschlüssel, den Gesamt-Verteilerwert aller Mieter, den anteilige Verteilerwert des Mieters und letztendlich die Nebenkosten, die entsprechend auf den Mieter entfallen (ggf. anteilig nach Miettagen in der Abrechnungsperiode).
In der Bemerkungsspalte haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen einzugeben, die neben der Kostenposition auf der Mieterabrechnung erscheinen.
Weitere Änderungen vornehmen
Sie können jederzeit durch Klicken der Schaltfläche Zurück zu den vorherigen Schritten der Nebenkostenabrechnung zurückkehren und Änderungen vornehmen.
Weitere Abschnitte ein- und ausblenden
hellohousing erlaubt Ihnen neben der eigentlichen Betriebskostenabrechnung (Auflistung der Heiz- und Nebenkosten), weitere Abschnitte in der Nebenkostenabrechnung des Mieters ein- und auszublenden.
Ablesungen und Verbräuche: Übersicht der abgelesenen Verbrauchswerte des Mieters.
Zusammensetzung der Heizungskosten (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Zusammensetzung der Heizkosten nach Kostenarten, sofern Sie diese bei der Erfassung der Heizkosten angegeben haben.
Aufteilung in Kosten für Warmwasser und Heizkosten (nur bei bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Aufteilung der Heizkosten in Kosten für Raumheizung und Warmwasser, sofern Sie Heizkosten abgerechnet haben.
Aufteilung in Grundkosten und Verbrauchskosten (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Aufteilung der Heizkosten in Grund- und Verbrauchskosten, sofern Sie Heizkosten abgerechnet haben.
Energieverbrauch & CO2-Emissionen (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Anzeige des Brennstoffmenge, des Energieverbrauchs (jeweils auch für Raumheizung und Warmwasser) und der resultierenden CO2-Emisssionen.
Berechnung der CO2-Steuer (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Anzeige aller Berechnungsdaten für die CO2-Steuer inkl. Mieter- und Vermieteranteil (Erstattungsbetrag).
Entwicklung Heizungsverbrauch und Heizungskosten (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Entwicklung der Heizkosten und des Energieverbrauchs des Mieters im Vergleich zum vorhergehendem Abrechnungszeitraum.
Energieverbrauch im Hausvergleich (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung): Anzeige des Energieeffizienzniveaus des Mieters im Hausvergleich.
Energieberatung der Verbraucherzentrale (nur bei aktivierter Heizkostenabrechnung) und Kontaktinformationen zur Schlichtungsstelle: Informationen und Kontaktdaten zu Energieberatung und Schlichtungsstelle.
Abschnitte, die Sie einbenden, werden in der Druckansicht der Nebenkostenabrechnung mit integriert.
Gut zu wissen: Die Abschnitte orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben und Informationspflichten und es empfiehlt sich die Informationen generell einzublenden.
Nebenkostenabrechnung drucken und sichern
Um die Nebenkostenabrechnung eines Mieters zu drucken oder als PDF-Dokument zu sichern, klicken oben links auf die Schaltfläche Drucken. hellohousing zeigt Ihnen jetzt das PDF-Dokument der Nebenkostenabrechnung an. Sie können dieses nun drucken oder auf Ihrem Computer sichern.
Betriebskostenabrechnung festschreiben
Sind alle Nebenkostenabrechnungen fertiggestellt? Dann sollten Sie die Betriebskostenabrechnung festschreiben. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Festschreiben.
Ein festgeschriebene Betriebskostenabrechnung wird nicht mehr automatisch aktualisiert, wenn sich z.B. die Verbräuche ändern. Sie können Sie Festschreibung jederzeit wieder aufheben.
Klicken Sie auf Weiter um im letzten Schritt ein Anschreiben zu erstellen und die Betriebskostenabrechnung an Ihrer Mieter zu senden.
4. Anschreiben erstellen und Nebenkostenabrechnung versenden
Im letzten Schritt der Betriebskostenabrechnung haben Sie die Möglichkeit ein individuelles Anschreiben zu erstellen und die Betriebskostenabrechnung als Brief oder Email an Ihre Mieter zu senden und im hellohousing Mieterportal bereitzustellen.
Mehr Details vom Erstellen des Anschreibens und zum Versenden der Betriebskostenabrechnung an Ihrer Mieter finden Sie in diesem Hilfeartikel:
Damit haben Sie die Betriebskostenabrechnung erfolgreich erstellt.
Sie können die Bearbeitung einer Betriebskostenabrechnung jederzeit über das Schließensymbol oben links beenden und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.