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Wie erstelle ich eine Heizkostenabrechnung mit hellohousing?
Wie erstelle ich eine Heizkostenabrechnung mit hellohousing?

Hier zeigen wir Ihnen wie Sie Schritt für Schritt eine Heizkostenabrechnung mit hellohousing erstellen.

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Verfasst von hellohousing Team
Vor über einer Woche aktualisiert

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Eine Heizkostenabrechnung ist eine Aufstellung der Kosten einer Zentralheizung, der Einzelverbräuche und der Kostenanteile eines Mieters.

In der Regel ist die Heizkostenabrechnung Bestandteil der Betriebskostenabrechnung, in der sowohl die Kosten der Zentralheiung als auch alle anderen Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Lesen Sie hier wie Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen.

Dieser Artikel beschreibt wie Sie mit hellohousing die Heizkostenabrechnung einfach selbst erstellen können.


Oder sehen Sie sich im Video an, wie Sie mit hellohousing eine Heizkostenabrechnung erstellen:

Wer muss eine Heizkostenabrechnung erstellen?

In Mietobjekten mit einer zentralen Heizanlage, müssen Vermieter einmal pro Jahr eine Heizkostenabrechnung erstellen, um die Kosten der Zentralheizung verursachungsgerecht auf die Mieter zu verteilen. Wie genau die Aufteilung erfolgen muss, ist in der Heizkostenverordnung geregelt.

Die Kosten der Zentralheizung müssen gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) nach Verbrauch abgerechnet werden. Werden sowohl Heizung als auch Warmwasser zentral erhitzt, müssen die Kosten der Zentralheizung in Kosten für Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden. Die Aufteilung der Kosten auf Heizung und Warmwasser erfolgt entsprechend der verbrauchten Wärmemengen für Heizung und Warmwasser.

Wenn keine Zentralheizung vorhanden ist, weil die Mietwohnungen über dezentrale Heizungsanlagen (z.B. eigene Gasthermen in den Wohnungen oder Elektroheizungen) verfügen, ist keine Heizkostenabrechnung erforderlich.

Hinweis: Die Heizkostenabrechnung ist im hellohousing Premium oder Professional Paket verfügbar.

Schritt für Schritt Anleitung für die Erstellung der Heizkostenabrechnung

1. Heizkostenrechner aktivieren

Um die Heizkostenabrechnung zu starten, klicken Sie auf das Menü Betriebskostenabrechnung und klicken Sie bei der gewünschten Betriebskostenperiode auf Starten (bzw. Bearbeiten, sofern Sie die Abrechnung zuvor bereits erstellt hatten).

Es öffnet sich der erste Schritt der Betriebskostenabrechnung. Aktivieren Sie hier den Schieber Heizkosten aktivieren und klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche Heizkosten berechnen.

Ansicht zum Aktivieren der Heizkostenabrechnung in hellohousing

Ansicht zum Aktivieren der Heizkostenabrechnung

2. Heizungsart festlegen

Nun müssen Sie, falls noch nicht erfolgt, die Heizungsart Ihrer Immobilie festlegen. Nur für die Heizungsarten Zentralheizung mit Warmwasser und Zentralheizung ohne Warmwasser lassen sich Heizkostenabrechnungen erstellen.

Legen Sie außerdem den verwendeten Brennstoff fest und legen Sie fest wie hoch der Anteil der verbrauchsabhängigen Kosten in der Abrechnung sein soll.

Für Zentralheizungen mit Warmwasser müssen Sie zudem Angaben zur eingestellten Vorlauftemperatur machen und wie (in welcher Einheit) der Verbrauch am zentralen Warmwasserboiler gemessen wird.

Details zu den notwendigen Angaben zur Heizungsanlage finden Sie in diesem Artikel.

Diese Informationen müssen nur einmal eingegeben werden und werden von nun an für alle zukünftigen Abrechnungen verwendet.

Angaben zur Heizungsanlage beim Erstellen einer Heizkostenabrechnung

Angaben zur Heizungsanlage (Bsp.: Zentralheizung mit Warmwasser)

Nach Angabe der Informationen zur Heizungsanlage oder falls diese Daten bereits vorliegen, erscheint der Bildschirm zum Erfassen der Heizkosten und Energieverbräuche ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Ansicht zum Erfassen der Heizkosten in hellohousing

Ansicht zum Erfassen der Heizkosten und Energieverbräuche

3. Heizkosten erfassen

Geben Sie jetzt alle Heizkosten an, die im Laufe der Abrechnungsperiode für den Betrieb der Zentralheizung angefallen sind (z.B. Kosten der Brennstoffe, Wartung, ggf. Verbrauchserfassung).

Um eine Kostenposition zu erfassen, klicken Sie auf Position hinzufügen. Im Anschluss wählen Sie die Heizkostenart aus und ergänzen den Betrag. hellohousing ermittelt automatisch die Gesamtsumme.

Für Abrechnungen ab dem 01.01.2023 ergänzt hellohousing automatisch eine Kostenposition für die Erstattung des Vermieteranteils der CO2-Steuer. Die Berechnung erfolgt automatisch auf Basis der ermittelten CO2-Emmissionen (siehe Abschnitt 6 unten).

4. Energieverbrauch erfassen

Außerdem wird der Energieverbrauch (bzw. Brennstoffverbrauch) für den Abrechnungszeitraum benötigt. Sie können hier entweder die Brennstoffmenge oder den Energieverbrauch in kWh angeben.

Der Verbrauch ist meist in der Rechnung Ihres Versorgers ausgewiesen. Alternativ erhalten Sie den Verbrauch durch Ablesung des zentralen Zählers (z.B. Gaszählers) zu Beginn und Ende der Abrechnungsperiode.

5. Wärmemenge Warmwasserboiler (nur für Zentralheitzung mit Warmwasser)

Für Zentralheizungen, die auch das Warmwasser erhitzen, muss nun noch die Wärmemenge für die Warmwassererhitzung eingetragen werden. Diese wird mit einem Wärmemengenzähler ermittelt, der direkt am Warmwasserboiler der Zentralheizung angebracht ist.

Der Wärmemengenzähler muss am Anfang und Ende der Abrechnungsperiode abgelesen werden. Nur in Ausnahmefällen darf der Wert geschätzt werden. Hier erfahren Sie mir zum Thema.

6. CO2-Steuer berechnen

Im Abschnitt CO2-Steuer ermittelt hellohousing für alle Abrechnungen nach dem 01.01.2023 die CO2-Steuer und den vorgeschriebenen Erstattungsbetrag des Vermieteranteils.

Gut zu wissen: Erfahren Sie unserem Blog-Beitrag mehr zum Hintergrund der CO2-Steuer.

Zur Ermittlung der CO2-Steuer berechnet hellohousing aus dem Brennstoffverbrauch die entstandenen CO2-Emmissionen und zeigt Ihnen diese an. Die Ermittlung erfolgt in den meisten Fällen automatisch.

Wenn es sich bei Ihrer Immobilie um ein Gewerbeobjekt handelt, dann setzten Sie bitte den Haken Immobilie überwiegend an Gewerbe vermietet.

Gilt für Ihre Immobilie Denkmalschutz oder eine Erhaltungssatzung, dann setzen Sie den Haken bei Immobilie unter Denkmalschutz / Erhaltungssatzung.

hellohousing ermittelt aus den Angaben automatisch die CO2-Steuer sowie Mieter- und Vermieteranteil der Steuer. Diese Informationen werden auf der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen.

Die vorgeschriebene Erstattung der Vermieteranteils der CO2-Steuer wird automatisch als Kostenposition im Abschnitt Heizkosten eingefügt.

Wenn Sie die Auswahl keine CO2-Steuer ausweisen aktivieren, erfolgt keine Ermittlung und Ausweisung der CO2-Steuer in der Betriebskostenabrechnung.

7. Heizkostenabrechnung fertigstellen

Drücken Sie jetz auf Speichern. Liegen alle Angaben vor, verteilt hellohousing die Heizkosten nun auf den Anteil für Heizung und (falls vorhanden) den Anteil für Warmwasser und bestimmt den Anteil der Grundkosten und den Anteil der verbrauchsabhängigen Kosten.

Sie sehen im Ergebnis eine Darstellung ähnlich der nachfolgenden Ansicht.

Heizkostenaufteilung in Raumheizung und Warmwasser mit Grundkosten und Verbrauchskosten

Heizkostenaufteilung in Raumheizung und Warmwasser mit Grundkosten und Verbrauchskosten

Überprüfen Sie nun noch einmal die Verteilerschlüssel und inbesondere, ob für alle Mieter Verbrauchswerte vorliegen (Spalte: Verbräuche).

Hinweis: Damit die Heizkosten entsprechend der Verbräuche verteilt werden können, müssen für alle Mieter die Heizungsverbräuche und Warmwasserverbräuche durch Ablesungen erfasst werden.

Sie können die Angaben zur Verteilung der Heizkosten jederzeit bearbeiten, indem Sie auf Heizkosten bearbeiten klicken.

7. Weitere Nebenkosten erfassen (optional) und PDF erstellen

Sie können nun auf Weiter klicken und im nächsten Schritt weitere Nebenkosten erfassen und um im Schritt 3 die Betriebskostenabrechnung inklusive Heizkostenabrechnung fertigzustellen.

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