Mit hellohousing können Sie im letzten Schritt der Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung ein Anschreiben an Ihre Mieter erstellen und dieses zusammen mit der Betriebskostenabrechnung als Brief oder Email versenden und im hellohousing Mieterportal bereitstellen.

Wenn Sie Brief als Versandmethode wählen, übernimmt hellohousing in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post den Druck, die Frankierung und den Versand der Briefe für Sie.

hellohousing stellt Ihnen eine Vorlage für das Anschreiben zur Verfügung, welches Sie bei Bedarf auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

In diesen Artikel zeigen wir Ihnen:

Im letzten Schritt der Betriebskostenabrechnung haben Sie die Möglichkeit ein individuelles Anschreiben an Ihre Mieter zu verfassen und dieses zusammen mit der Betriebskostenabrechnung an Ihre Mieter zu versenden.

Sie sehen eine Ansicht ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Im oberen Bereich sehen Sie ein Feld Empfänger. Hier hat hellhousing bereits alle Mieter, die die aktuelle Betriebskostenabrechnung erhalten, als Empfänger hinterlegt.

Klicken Sie in das Feld Empfänger, um sich die Empfänger im Detail anzeigen zu lassen und diese bei Bedarf anzupassen. Sie sehen eine Ansicht ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Sie können je Empfänger die Versandmethode Email, Brief oder Bereitstellung im hellohousing Mieterportal festlegen. Sie können über das Kreuz ganz rechts den Empfänger aus der Empfangsliste entfernen. Über die Suchleiste im oberen Bereich können Sie entfernte Empfänger wieder hinzufügen.

Wenn Sie auf einen Empfängernamen klicken, dann können Sie die Adressdaten (Postanschrift und Email) prüfen und bei Bedarf anpassen. hellohousing nutzt standardmäßig die Objektadresse als Mieteranschrift, sofern Sie diese bei Ihrer Immobilie hinterlegt haben. Sie können die Anschrift anpassen, bpsw. um die Abrechnung an einen ehemaligen Mieter zu senden, der nicht mehr im Objekt wohnt.

hellhousing stellt Ihnen im unteren Bereich eine Vorlage für das Anschreiben zur Verfügung. Sie können diese Vorlage auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Vorlage enthält Platzhalter (lila-farben hinterlegte Textbausteine) z.B. Empfänger oder Vorauszahlungen. Diese werden beim Versand durch die tatsächlichen Angaben des Mieters ersetzt.

Über die Menüleiste oben können Sie auf die Platzhalter zugreifen und diese an anderen Stellen im Anschreiben einfügen.

Prüfen Sie im Anschluss das Anschreiben, indem Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken, die Sie oben rechts finden. Sie sehen jetzt eine Vorschauansicht des Anschreibens und der Betriebskostenabrechnung je Empfänger ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Klicken Sie links auf den Empfänger für den Sie die Vorschauansicht anzeigen wollen. Sie können zwischen der Brief- und Emailansicht wechseln, wenn Sie diese Versandmethoden für den Empfänger ausgewählt haben.

hellohousing ergänzt automatisch die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegten Kontaktdaten im Briefkopf bzw. als Signatur in Emails. Sollten die Kontaktdaten noch nicht vollständig sein, ergänzen diese bitte indem Sie in der Entwurfsansicht im Abschnitt Absender auf den Link Kontaktdaten bearbeiten klicken. Der Nachrichtenversand ist nur mit vollständigen Absenderdaten möglich.

Wenn Sie alle Anschreiben geprüft haben, dann können Sie Anschreiben und Betriebskostenabrechnungen an die Mieter senden.

Wenn Sie Brief als Empfängsmethode ausgewählt haben, dann übernimmt hellohousing in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post den Druck, die Frankierung und den Versand der Briefe für Sie. hellohousing zeigt Ihnen oben rechts unter der Senden Schaltfläche die Voraussichtlichen Portokosten an, die für den Briefversand entstehen.

Sie sehen dort auch Ihr Aktuelles Portoguthaben und haben die Möglichkeit über den Link Portguthaben aufladen Ihr Portguthaben zu erhöhen. Mehr Informationen zur Berechnung des Portguthabens und zum Aufladen Ihres Portoguthabens finden Sie hier.

Durch Drücken auf die Schaltfläche Senden und dem Bestätigen der anschließenden Rückfrage, erfolgt der Versand von Anschreiben und Betriebskostenabrechnung an die ausgewählten Empfänger.

Sie finden die gesendete Nachricht im Anschluss im Bereich Nachrichten (linkes Hauptmenü). Sie können dort nachsehen an wen die Nachricht gesendet wurde und sich versendete Nachrichten je Empfänger anzeigen lassen.

Wenn Sie Anschreiben und Betriebskostenabrechnung zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht versenden wollen, können Sie den Bildschirm einfach verlassen. hellohousing hat alle Informationen gespeichert und Sie können die Bearbeitung zu einenm späteren Zeitpunkt fortsetzen.