Betriebskostenabrechnung für Eigentumswohnung erstellen
Als Besitzer einer Eigentumswohnung (oder gewerblichen Einheit) erhalten Sie i.d.R. eine Hausgeldabrechnung von der Verwaltung Ihrer Wohneigentümergemeinschaft (WEG). In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie Sie mit hellohousing schnell die Nebenkostenabrechnung für die Mieter Ihrer Eigentumswohnung erstellen.
Auch als Vermieter einer Eigentumswohnung müssen Sie einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung) für Ihre Mieter erstellen.
Ein Betriebskostenabrechnung wird jeweils für das vergangene Abrechnungsjahr Ihrer Immobilie erstellt. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung werden Kosten (z.B. die Gesamtkosten für Heizung oder Warmwasser oder Kosten der Gebäudeversicherung), die für die Gesamtimmobilie angefallen sind, auf die Mieter umgelegt.
Welche Kosten über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden können, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und im Mietvertrag geregelt.
Hinweis: Wenn Sie statt einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung für eine Mehrfamilienhaus erstellen wollen, nutzen Sie bitte diesen Hilfeartikel.
Voraussetzungen
Um die Betriebskostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung in hellohousing zu erstellen, sollten Sie
Ein Immobilie angelegt haben und dabei den Typ Eigentumswohnung ausgewählt haben
Alle Mietverhältnisse der Abrechnungsperiode angelegt und gepflegt haben (insb. Ein- und Auszugsdaten, Mieten und Vorauszahlungen der Mieter).
Vorgehen und starten
Sind alle Voraussetzungen erledigt, dann erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung für Eigentumswohnungen in hellohousing in zwei Schritten:
Um die Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihre Immobilie zu starten, klicken Sie links im Hauptmenü auf den Eintrag Betriebskosten. Sie sehen jetzt alle Abrechnungsperioden, für die Sie Betreibskostenabrechnungen erstellen können. Klicken Sie für die Abrechnungsperiode, für die Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen wollen, links auf die blaue Schaltfläche Starten.
hellohousing bereitet die Betriebskostenabrechnung vor und Sie sehen im ersten Schritt die Ansicht zum Erfassen aller Nebenkosten.
1. Schritt: Nebenkosten erfassen
Im ersten Schritt der Betreibskostenabrechnung für Eigentumswohnungen legen Sie alle Nebenkosten und extern erstellten Heizkosten um.
Sie sehen ein Ansicht ähnlich der nachfolgen Darstellung.
Ansicht zum Erfassen der Nebenkosten für Eigentumswohnungen
Automatisches Anlegen von Kostenpositionen
hellohousing legt automatisch die Kostenpositionen an, die Sie bereits im letzten Jahr in der Betriebskostenabrechnung verwendet haben.
Haben Sie im letzten Jahr keine Betreibskostenabrechnung mit hellohousing durchgeführt, dann sehen sie zunächst noch keine Kostenpositionen.
Spalten der Kostenpositionen
hellohousing zeigt Ihnen für jede Kostenposition die Kostenart, den Betrag und den Verteilerschlüssel an. hellohousing zeigt Ihnen außerdem, ob Verteilerwerte für den Verteilerschlüssel vorliegen.
Kostenpositionen ergänzen
Sie können weitere Kostenpositionen gemäß der Hausgeldabrechnung ergänzen, indem Sie Kostenposition hinzufügen klicken. Sie sehen dann eine neue Kostenposition ähnlich der nachfolgenden Darstellung.
Neue Kostenposition
Kostenart: Wählen Sie im ersten Schritt die Kostenart, indem Sie auf die Auswahlliste in der linken Spalte klicken. hellohousing stellt die gängisten Kostenarten bereit. Sie können, indem Sie am Ende der Auswahlliste auf die Schaltfläche Kostenart hinzufügen klicken, auch eine eigene Kostenart ergänzen.
Betrag: Geben Sie im zweiten Schritt den Betrag der umzulegenden Gesamtkosten an, die für die Kostenart in der Abrechnungsperiode laut Hausgeldabrechnung entstanden sind.
Verteilerschlüssel: hellohousing schlägt bereits einen Verteilerschlüssel vor, der für die Kostenart hinterlegt ist. Sie können bei Bedarf einen anderen Verteilerschlüssel über die Auswahlliste wählen. Sie können in hellohousing auch eigene Verteilerschlüssel ergänzen.
MwSt. und Lohnkosten: Sie können nun optional auch noch die MwSt. (für den MwSt.-Ausweis bei gewerblichen Mietern) und Lohnkosten (für Ausweis des Lohnkostenanteils bei privaten Mietern) ausweisen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen MwSt. bzw. Lohn, die neben der Spalte Betrag sehen. Geben Sie die Gesamtbeträge für MwSt. und Lohn an, die Sie der Hausgeldabrechnung entnehmen. hellohousing übernimmt die anteilige Berechnung für Ihre Mieter. Hier erfahren Sie mehr zum MwSt.- und Lohnausweis.
Hinweis: In den meisten Fällen, werden Nebenkosten über einen Verteilerschlüssel auf die Mieter umgelegt. In einigen Fällen (z.B. bei extern erstellen Heizkostenabrechnungen), wollen Sie den einzelnen Mietern aber auch direkt einen festen Kostenbetrag zuweisen.
In diesem Fall können die Sie die Funktion der individuellen Zuweisung von Nebenkosten in hellohousing nutzen.
Verteilerwerte prüfen und ergänzen
In der Spalte Verteilerweite zeigt hellohousing Ihnen an, ob Verteilerwerte bzw. Verbräuche zur Umlage der Kosten verfügbar sind.
Sie sehen einen von drei Statuswerten:
Status verfügbar (grün): Für alle Mieter liegen in der Abrechnungsperiode Verbräuche oder Verteilerwerte vor.
Status teilweise verfügbar (gelb): Nicht für alle Mieter liegen Verteilerwerte vor.
Status nicht verfügbar (rot): Es liegen keine Verteilewerte vor. In diesem Fall werden keine Kosten verteilt. Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Verteilschlüssel gewählt haben.
Um die Verteilerwerte für eine Kostenposition zu prüfen und ggf. zu ergänzen klicken bei der entsprechenden Kostenposition auf Schaltfläche prüfen (oder zuweisen bei Kosten mit individueller Zuweisung). Sie sehen eine Darstellung ähnlich der nachfolgenden Darstellung.
Ansicht Verteilerwerte prüfen und anpassen (Eigentumswohnung)
Haben Sie einen verbrauchsabhängigen Verteilerschlüssel ausgewählt, dann können Sie nun direkt den Verbrauch Ihres Mieters aus der Hausgeldabrechnung ergänzen. Sie müssen ebenfalls den Gesamtverbrauch der WEG ergänzen. hellohousing bestimmt die anteiligen Kosten Ihres Mieters.
Haben Sie individuelle Zuweisung als Verteilerschlüssel gewählt, dann können Sie die Kosten für Ihren Mieter sowie die Gesamtkosten der WEG hier direkt ergänzen.
Haben Sie eine festen Verteilerschlüssel gewählt, dann können Sie die hinterlegten festen Werte über den Link Verteilerwerte anpassen prüfen und ggf. ändern.
Falls Sie Wohnfläche oder Anzahl Wohnungen als Verteilerschlüssel gewählt haben und diese Werte anpassen wollen, dann müssen Sie die Änderungen direkt im Bereich Immobilie vornehmen. hellohousing zeigt Ihnen den Link dorthin an.
Wiederholen Sie die Prüfung und das Ergänzen der Angaben für alle Nebenkosten aus der Hausgeldabrechnung, die Sie umlegen wollen.
Sie können jetzt im nächsten Schritt die fertigen Abrechnung je Mieter überprüfen. Klicken Sie auf Weiter, um zum letzten Schritt zu gelangen.
Hinweis: Falls in der Abrechnungsperiode mehr als ein Mieter in Ihrer Eigentumswohnung gewohnt hat oder es Leerstand gab, müssen Sie für jedes Mietverhältnis Verteilerwerte bzw. Kosten ergänzen.
2. Schritt: Abrechnung fertigstellen
Im letzten Schritt der Betriebskostenabrechnung überprüfen Sie die Nebenkostenabrechnungen Ihrer Mieter, stellen Sie fertig und können diese als PDF drucken und herunterladen.
Sie sehen jetzt eine Ansicht ähnlichlich der Darstellung wie in der nachfolgenden Abbildung.
Ansicht zum Fertigstellen der Nebenkostenabrechnungen
Nebenkostenabrechnungen der Mieter überprüfen
Um die Nebenkostenabrechnung für einen Mieter zu prüfen, wählen Sie den Mieter oben links in der Auswahlliste Mieter aus.
hellohousing zeigt Ihnen rechts neben dem Mieter die Rahmendaten der Nebenkostenabrechung des Mieters an. Insbesondere, den Abrechnungszeitraum des Mieters und wievielen Tagen dieser enspricht.
Hinweis: Hat ein Mieter nicht den gesamten Abrechnungszeitraum (i.d.R. 365 Tage) im Objekt gewohnt, dann dürfen die Nebenkosten nur anteilig entsprechend der tatsächlichen Mietdauer verrechnet werden. hellohhousing nimmt diese tagesanteilge Berücksichtung automatisch vor.
Darüber hinaus zeigt hellohousing, welche Nebenkosten in Summe auf den Mieter entfallen, welche Vorauszahlungen dieser geleistet hat, und welche Differenz (Guthaben oder Nachzahlung) sich entsprechend ergibt. Nachzahlungen werden als negativer Wert angezeigt.
Je Nebenkostenposition sehen Sie die Gesamtkosten aller Mieter, den angewendeten Verteilerschlüssel, den Gesamt-Verteilerwert aller Mieter, den anteilige Verteilerwert des Mieters und letztendlich die Nebenkosten, die entsprechend auf den Mieter entfallen (ggf. anteilig nach Miettagen in der Abrechnungsperiode).
In der Bemerkungsspalte haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen einzugeben, die neben der Kostenposition auf der Mieterabrechnung erscheinen.
Sie haben zudem die Möglichkeit den MwSt. (gewerbliche Mieter) bzw. Lohnanteil (private Mieter) ein- oder auszublenden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie dazu die Schaltflächen, die Ihnen oben rechts angezeigt werden. Sind die Schaltflächen aktiv, fügt weist hellohousing die jeweiligen Anteile als Extraposition am Ende der Betriebkostenabrechnung aus. Voraussetzung ist, dass Sie MwSt.- und Lohnangaben in der Betriebskostenabrechnung hinterlegt haben.
Weitere Änderungen vornehmen
Sie können jederzeit durch Klicken der Schaltfläche Zurück zum vorherigen Schritt der Nebenkostenabrechnung zurückkehren und Änderungen vornehmen.
Nebenkostenabrechnung drucken und sichern
Um die Nebenkostenabrechnung eines Mieters zu drucken oder als PDF-Dokument zu sichern, klicken oben links auf die Schaltfläche Drucken. hellohousing zeigt Ihnen jetzt das PDF-Dokument der Nebenkostenabrechnung an. Sie können dieses nun drucken oder auf Ihrem Computer sichern.
Betriebskostenabrechnung festschreiben
Ist die Nebenkostenabrechnung fertiggestellt? Dann sollten Sie die Betriebskostenabrechnung festschreiben. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Festschreiben.
Ein festgeschriebene Betriebskostenabrechnung wird nicht mehr automatisch aktualisiert, wenn sich Verteilerschlüssel ändern. Sie können Sie Festschreibung jederzeit wieder aufheben.
3. Schritt: Anschreiben erstellen und Nebenkostenabrechnung versenden
Im letzten Schritt der Betriebskostenabrechnung haben Sie die Möglichkeit ein individuelles Anschreiben zu erstellen und die Betriebskostenabrechnung als Brief oder Email an Ihre Mieter zu senden und im hellohousing Mieterportal bereitzustellen.
Mehr Details vom Erstellen des Anschreibens und zum Versenden der Betriebskostenabrechnung an Ihrer Mieter finden Sie in diesem Hilfeartikel:
Damit haben Sie die Betriebskostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung erfolgreich erstellt.
Sie können die Bearbeitung einer Betriebskostenabrechnung jederzeit über das Schließensymbol oben links beenden und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.