Mit der hellohousing Nachrichtenfunktion können Sie Nachrichten erstellen und an Ihre Mieter und externe Adressaten versenden.

Jede Nachricht kann an einen oder mehrere Adressaten (z.B. alle Mieter des Objektes) versendet werden.

Jede Nachricht kann entweder als Email oder als Brief an die Adressaten versendet werden. Zudem kann die Nachricht im hellohousing Mieterportal bereitgestellt werden. Sie können eine Nachricht über unterschiedliche Kanäle (z.B. Email und Brief) gleichzeitig versenden.

Beim Versand einer Nachricht als Brief übernimmt hellohousing in Zusammarbeit mit der Deutschen Post den Druck, die Frankierung und den Versand des Briefes.

Um eine neue Nachricht zu erstellen, wechseln Sie links im Hauptmenü in den Bereich Nachrichten. Sie sehen jetzt die Liste Ihre in der Vergangenheit erstellten Nachrichten. Falls Sie noch keine Nachricht erstellt haben, sehen Sie einen entsprechenden Hinweis.

Um eine neue Nachricht zu erstellen, wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Neue Nachricht. Sie sehen den Bildschirm zum Erstellen einer Nachricht ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Zum Erstellen und Versenden einer Nachricht ergänzen Sie nun ggf. die Absenderdaten, wählen Sie die Empfänger aus und verfassen Sie die Nachricht.

Im Bereich Absender im oberen Bereich des Fensters sehen Sie die Absenderdaten der Nachricht. Unabhängig von der Versandform werden zum Nachrichtenversand eine vollstänstige Absenderadresse und eine Absender-Email benötigt.

hellohousing übernimmt für den Absender die Kontaktdaten, die Sie in Ihrem Nutzerkonto hinterlegt haben. Falls Absenderadresse oder Email noch unvollständig sind, dann wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt. Klicken Sie auf den Link Kontaktdaten bearbeiten, um zum Nutzerkonto zu gelangen und dort die Kontaktdaten zu ergänzen.

Die Absenderdaten werden bei Briefversand oben rechst im Briefkopf angezeigt und bei Emailversand automatisch als Signatur unter Ihrer Nachricht ergänzt.

Indem Sie auf das Feld Empfänger klicken (oder auf die + Schaltfläche daneben), können Sie die Empfänger der Nachricht und die Versandmethoden festlegen.

Sie sehen im Anschluss eine Ansicht ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Um Empfänger zu ergänzen, klicken Sie in das Suchfeld. hellohousing zeigt Ihnen eine Liste alle aktuellen und vergangen Mieter Ihrer Immobilie als mögliche Empfänger an. Sie können nun einzelne Mieter als Empfänger auswählen oder über die entsprechenden Schaltflächen alle Mieter als Empfänger auswählen.

hellohousing zeigt Ihnen nach Auswahl der Empfänger jeweils die aktuelle Empfängerliste an. Sie können durch klicken auf das Bearbeitensymbol links neben dem Empfängernamen die Adressdaten bearbeiten. Durch Klicken auf das Kreuzsymbol ganz rechts in der Empfängerzeile, können Sie den Empfänger aus der Empfängerliste entfernen.

Wenn Sie die Nachricht an einen Empfänger senden wollen, der kein Mieter Ihrer Immobilie ist, dann wählen Sie bitte die Option Neuen Empfänger erstellen in der Empfängerauswahlliste. Im nachfolgen Fenster ergänzen Sie dann bitte Anschrift und Email-Adresse des Empfängers.

Nachdem Sie einen oder mehrere Empfänger hinzugefügt haben, können Sie für jeden Empfänger die gewünschten Empfängsmethoden festlegen. Sie können Versand der Nachricht als Email, als Brief oder Bereitstellung im hellohousing Mieterportal auswählen. Sie können eine oder mehrere Versandmethoden je Empfänger festlegen. Aktivieren Sie dazu die gewünschete Methode über die entsprechenden Schieberegler.

Beim Versand als Brief übernimmt hellohousing in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post den Druck, die Frankierung und den Versand des Briefes für Sie. Für diese Versandoption werden bei Versand Portogebühren fällig, die von der der Anzahl der Empfänger und der Seitenanzahl des Briefes abhängen.

Nachdem Sie Absenderdaten und Empfänger ergänzt haben, können Sie den Betreff und den Text der Nachricht festlegen.

Den Betreff legen Sie im Feld Betreff fest. Der Betreff wird oberhalb des Nachrichtentextes bei Briefen angezeigt bzw. als Betreff der Email bei Emailversand verwendet.

Im großen Textfeld im unteren Bereich der Ansicht zum Erstellen einer Nachricht, können Sie den Nachrichtentext eingeben. Sie können den Text bei Bedarf formatieren (fett, unterstreichen, kursiv), die Textausrichtung ändern (linksbündig, rechtsbündig, zentriert) oder Aufzählungslisten einfügen.

Sie können bei Bedarf Platzhalter im Nachrichtentext verwenden. Die Verwendung von Platzhaltern bietet sich, wenn Sie eine Nachricht, die an mehrere Empfänger gesendet wird, personalisieren wollen.

Sie finden die jeweils verfügbaren Platzhalter oberhalb des Eingabefensters (z.B. Empfänger, Objektadresse).

hellohousing ersetzt den Platzhalter bei Versand für jeden Empfänger mit den passenden Informationen. Haben Sie z.B. den Platzhalter Empfänger verwendet, dann ersetzt hellohousing diesen bei Versand durch den tatsächlichen Empfängernamen.

Bevor Sie eine Nachricht versenden, sollten Sie die Nachricht über die Vorschaufunktion prüfen. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Vorschau. Sie sehen eine Ansicht ähnlich der nachfolgenden Darstellung.

Sie können links den Empfänger wählen. Auf der rechten Seite sehen Sie dann die entsprechende Nachrichtenvorschau. Sie können oben rechts zwischen Brief- oder Email-Vorschau wechseln. Sollte Sie die jeweilige Empfangsmethode für den Empfänger nicht aktiviert haben, wird Ihnen keine Vorschau angeboten.

Wenn alle Angaben vollständig sind und Sie Ihre Nachricht über die Vorschau geprüft haben, dann können Sie die Nachricht versenden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Senden.

Bestätigen Sie die anschließende Rückfrage, um den Versand zu starten. hellohousing wechselt im Anschluss in die Nachrichtenübersicht. Sie sehen Ihre Nachricht nun ganz oben in der Nachrichtenliste.

Je nach Versandmethode und Anzahl der Empfänger kann der Versand einer Nachricht unter Umständen einige Minuten in Anspruch nehmen. Die Nachricht ist in dieser Zeit mit der Bezeichnung Wird gesendet versehen und kann nicht geöffnet werden. Nachdem die Übermittlung abgeschlossen ist, verschwindet diese Markierung und Sie können sich die versendete Nachricht anzeigen lassen.

Sobald Sie eine neue Nachricht erstellt haben, speichert hellohousing die Nachricht automatisch als Entwurf in der Nachrichtenübersicht. Falls Sie die Bearbeitung zu einen späteren Zeitpunkt fortsetzen wollen, finden Sie Ihren aktuellen Arbeitsstand im Menüpunkt Nachrichten. Hier können Sie die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen oder den Entwurf löschen.